2008 rok

Opis stanowiska pracy i wartościowanie w korpusie służby cywilnej

Grażyna Sekuła

Komenda Główna Policji

Opis stanowiska pracy i wartościowanie w korpusie służby cywilnej

Policja, podobnie jak inne podmioty administracji publicznej, jest zobowiązana do opisania stanowisk pracy i dokonania ich wartościowania w odniesieniu do stanowisk w korpusie służby cywilnej. Proces ten przysparza pewnych trudności i niekiedy budzi wątpliwości o charakterze pragmatycznym. Zasadne zatem wydaje się uporządkowanie terminologii związanej z opisem oraz wartościowaniem stanowisk, które zajmują pracownicy korpusu służby cywilnej, a także ujednolicenie procedur dotyczących przede wszystkim aspektów metodologicznych. Należy mieć nadzieję, że ten artykuł w pewnym stopniu przyczyni się do usystematyzowania wiedzy na ten temat, jak również będzie przyczynkiem do szerszej dyskusji i wymiany doświadczeń, co pozwoli na wypracowanie w tym względzie tzw. dobrych praktyk.

Opis stanowiska pracy — ujęcie definicyjne i zastosowanie w praktyce

Michael Amstrong specjalista z zakresu zarządzania zasobami ludzkimi, w tym także szerzenia wiedzy dotyczącej różnorodnych procesów i decyzji personalnych uzależnionych od uwarunkowań zewnętrznych aż po czynniki związane z organizacjami i samymi pracownikami, określa, że: „opis stanowiska pracy zawiera podstawowe informacje o stanowisku pracy, określając związki hierarchiczne, ogólny charakter stanowiska pracy, główne czynności lub zadania wykonywane na stanowisku, a także wszelkie dodatkowe wymagania lub cechy”[1]. Należy w tym miejscu podkreślić, iż informacje zawarte w opisie stanowiska pracy dotyczą stanowiska pracy, nie zaś osoby je zajmującej.
Podstawą prawną i uzasadnieniem tworzenia opisów stanowisk pracy w służbie cywilnej jest zapis art. 54 ustawy z 24 sierpnia 2006 r. o służbie cywilnej (DzU nr 170, poz. 1218 z późn. zm.), zawierający wymóg wydania przez prezesa Rady Ministrów zarządzenia w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy. W związku ze wskazaną delegacją ustawową zostało wydane zarządzenie nr 81 prezesa Rady Ministrów z 1 sierpnia 2007 r. w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej (MP nr 48, poz. 566).
Wobec tak sformułowanej regulacji prawnej we wszystkich jednostkach policyjnych, w których występują stanowiska korpusu służby cywilnej, istnieje formalny wymóg sporządzenia ich opisów, a następnie dokonania ich wartościowania.
Należy uznać, iż wprowadzenie obowiązku sporządzania opisów występujących w danym urzędzie stanowisk korpusu służby cywilnej jest jednym z elementów wdrażania do administracji publicznej nowoczesnych narzędzi zarządzania. Opis stanowiska może bowiem stanowić podstawę do opracowywania i wdrażania innych narzędzi zarządzania zasobami ludzkimi. Struktura opisu stanowiska pracy zależy więc od tego, do czego będzie on wykorzystywany w danej organizacji. Przykładowe dodatkowe elementy opisu stanowiska pracy to: zastępstwa czynne oraz bierne, mierniki efektywności, analiza czynnikowa itd.
Opis stanowiska pracy stworzony dla stanowisk pracy służby cywilnej, zawarty w zarządzeniu nr 81 prezesa Rady Ministrów w sprawie opisu i wartościowania stanowisk pracy[2] jest nie tylko elementem niezbędnym do przeprowadzania wartościowania stanowisk pracy, powinien także służyć innym celom w obszarze zarządzania zasobami ludzkimi, określonym w ustawie o służbie cywilnej[3], a mianowicie:
— rekrutacji i selekcji, — zgodnie z art. 11 ust. 2 ustawy o służbie cywilnej „ogłoszenie o naborze powinno zawierać” wymagania zgodne z opisem danego stanowiska, ze wskazaniem, które z elementów stanowiska są niezbędne, a które dodatkowe. Na potrzeby rekrutacji w opisie stanowiska wymienia się zadania oraz kompetencje i formalne kwalifikacje wymagane od kandydatów na to stanowisko;
— treningowi i rozwojowi — wskazanemu w art. 52 ust. 1, wymogowi mającemu zastosowanie w wypadku urzędników mianowanych przy sporządzaniu okresowej oceny wraz z wnioskami dotyczącymi indywidualnego programu rozwoju zawodowego urzędnika;
— ocenie pracownika — regulowanej w art. 52 ust. 4 odnoszącej się do oceny okresowej urzędnika służby cywilnej, która dokonywana jest z wykorzystaniem informacji zawartych w opisie stanowiska pracy. W wymienionym art. 52 wskazuje się, że „ocena (...) dotyczy wykonywania przez urzędnika służby cywilnej obowiązków wynikających z opisu zajmowanego przez niego stanowiska pracy”. Ten sam art. w ust. 1 stanowi, że przy sporządzaniu okresowej oceny urzędnika służby cywilnej określa się wnioski dotyczące jego indywidualnego programu rozwoju zawodowego. Można zatem przyjąć, że opis stanowisk pracy stanowi podstawę do określenia ścieżki kariery urzędnika służby cywilnej;
— wartościowaniu stanowisk pracy — w art. 54 ustawy regulującym kwestię podlegania stanowisk urzędniczych opisowi i wartościowaniu. Wartościowanie stanowisk pracy jest przeprowadzane na podstawie ich opisów, co powoduje, że opis stanowisk pracy jest podstawowym dokumentem, z którego czerpie się wiedzę na temat każdego stanowiska;
— projektowaniu stanowisk pracy i rozwojowi organizacji — w przypadku zmian organizacyjnych opisy stanowisk pracy powinny być wykorzystywane w procesie projektowania nowych lub zmodyfikowania obecnie istniejących stanowisk.

Wzór opisu stanowiska pracy oraz ogólna struktura opisu stanowiska pracy

Wzór opisu stanowiska pracy stanowi załącznik nr 1 do zarządzenia nr 81 prezesa Rady Ministrów w sprawie zasad dokonywania opisów i wartościowania stanowisk pracy w służbie cywilnej. Został on opracowany:

— przy wykorzystaniu doświadczeń z zakresu konstruowania opisów stanowisk pracy w przedsiębiorstwach,
— z uwzględnieniem uwag zgłoszonych przez urzędy, w których odbywał się pilotaż metody wartościowania,
— przy wsparciu doradców reprezentujących środowiska konsultingowe oraz naukowe.

Podczas prac nad opracowaniem opisu stanowisk pracy, który ma posłużyć do wartościowania danego stanowiska, autorzy zarządzenia nr 81 przeprowadzili wiele działań, których celem było zapewnienie możliwie największej jakości opracowanej metody. Pracowników Kancelarii Prezesa Rady Ministrów wspierali m.in. doradcy reprezentujący środowiska konsultingowe i naukowe. Weryfikacja przyjętych założeń następowała na każdym etapie prac nad zarządzeniem — na podstawie porad ekspertów oraz wniosków z przeprowadzonych projektów pilotażowych.
Pilotaże przeprowadzono w Ministerstwie Transportu, Ministerstwie Zdrowia, Urzędzie Komunikacji Elektronicznej, Wyższym Urzędzie Górniczym, Podlaskim Urzędzie Wojewódzkim w Białymstoku i Śląskim Urzędzie Wojewódzkim w Katowicach. W sumie w trakcie programów pilotażowych dokonano opisania i wartościowania ponad 1000 stanowisk pracy.
Struktura opracowanego wzoru opisu stanowiska pracy została dostosowana do potrzeb służby cywilnej — uwzględniono narzędzia zarządzania zasobami ludzkimi przewidziane w ustawie o służbie cywilnej.

Więcej w numerze...